○長和町文書取扱規程

平成17年10月1日

訓令第4号

目次

第1章 総則(第1条―第3条)

第2章 到達文書(第4条・第5条)

第3章 起案文書(第6条―第13条)

第4章 施行文書(第14条―第20条)

第5章 文書保存(第21条―第24条)

第6章 雑則(第25条・第26条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(事務処理の原則)

第2条 事案の処理は、特殊な場合を除き、文書によってしなければならない。

第3条 文書は、事務が能率的に処理されるように正確迅速に取り扱わなければならない。

第2章 到達文書

(収受及び配布)

第4条 到達した文書及び物品は、総務課において次に掲げる手順により処理しなければならない。

(1) 文書は、開封し、受付印を押し、主管課に配布する。配布を受けた主管課は、文書件名簿に登載し、番号を記入し、決裁を経る。ただし、請求書、届書、参考図書等で軽易なものは、文書件名簿に登載しないことができる。

(2) 前号の場合において、訴願、審査請求書その他収受年月日等が権利の得喪に関係ある文書には、その封筒を添えなければならない。

(3) 親展文書は、封をしたまま、親展文書配布簿によって各名あてに配布する。

(4) 金券(現金及び小切手、為替等の有価証券を含む。)を添えた文書は、金券配布簿によって会計係に配布する。

(5) 書留郵便物は、書留郵便物配布簿によって前各号の取扱いをする。

2 主管課で直接受領した文書は、直ちに総務課に送付して前項の処理を経なければならない。

(処理)

第5条 主管課長は、配布を受けた文書を査閲し、自ら処理するもののほか、処理期限等のあるものについては、これを指示し、係長を経て事務担当者に配布し、処理させなければならない。

第3章 起案文書

(令達の種別)

第6条 令達の種別は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定によるもの

(2) 規則 法第15条の規定によるもの

(3) 告示 町内の全域又は一部に公示するもの

(4) 訓令 職務執行上の基本的事項等について、所属の機関又は職員に対して命令するもの

(5) 指令 所属の機関、団体及び個人の申請、願出又は伺に対する処分の意思を表示するもの

(6) 辞令 所属の職員に係る処分の意思を表示するもの

(起案)

第7条 文書の起案は、所定の起案用紙を用い、処理案を記載し、必要があるときは、起案理由を記載し、関係書類を添えなければならない。

第8条 起案文書は、その内容又は取扱区分によって、上部欄外に「急」、「重」、「秘」、「速達」等と朱書しなければならない。

第9条 内容が軽易又は定例的な事案は、起案用紙によらず、施行文書の副本をもって代えることができる。

(秘密又は緊急事案の処理)

第10条 秘密又は緊急を要する事案は、通常の手続によらず、上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合においては、事後その処理について決裁を経ておかなければならない。

(合議)

第11条 事案が他の課の所管にわたるとき、又は他の課の所管に重大な関係があるときは、合議をしなければならない。

(条例、規則その他の規程案の審査)

第12条 条例、規則その他の規程案は、総務課に合議し、総務課は、これを長和町例規審査委員会の審査に付さなければならない。

(決裁)

第13条 起案文書の決裁は、町長がこれを行う。ただし、専決事項の事案については、専決者においてこれを行うものとする。

2 決裁を受けた文書は、その決裁を受けた者がその決裁年月日を記入しなければならない。

第4章 施行文書

(文書番号)

第14条 令達文書及び施行文書の番号は、次によるものとする。ただし、指令及び往復文書で第4条の規定による収受に係るものは、その収受番号とする。

(1) 条例 条例件名簿

(2) 規則 規則件名簿

(3) 告示 告示件名簿

(4) 訓令 訓令件名簿

(5) 指令及び往復文書 文書件名簿

2 指令及び往復文書で同一事案に係るものに一連番号を設ける必要があるものは、前項の規定にかかわらず、台帳等による番号とすることができる。

3 往復文書で軽易なものの番号は、号外で処理することができる。

第15条 前条第1項の規定による番号は、同項第1号から第4号までは総務課で、同項第5号は所管課でそれぞれ起こすものとし、事案が完結するまで同一のものとする。

2 前条第1項第5号の指令及び往復文書の番号には、前項の規定による起番の年次及び次に掲げる符号を冠するものとする。

総務課―長総、企画財政課―長企財、情報広報課―長情広、町民福祉課―長町、こども・健康推進課―長こ健、産業振興課―長産振、建設水道課―長建水、会計課―長会、議会事務局―長議

(施行年月日)

第16条 文書の施行年月日は、施行する日とする。

(浄書及び照合)

第17条 施行文書の浄書は、主管課においてするものとする。

2 浄書及び照合を終わったときは、その責任を明らかにするため、浄書者及び照合者は原議の所定欄に認印しなければならない。

(押印)

第18条 施行文書には相当の公印を押さなければならない。ただし、印刷したものには公印を押さないことができる。

2 指令その他重要な文書には、公印を押すほか契印を押さなければならない。

(発送)

第19条 施行文書で発送を要するものは、退庁時1時間前までに総務課に送付しなければならない。

(施行済原議等の処理)

第20条 文書を施行したときは、文書件名簿、台帳等にそれぞれ処理の経過又は施行年月日等を記入認印しておかなければならない。

第5章 文書保存

(保存区分)

第21条 文書の保存区分は、法令に別段の定めがあるものを除き、次のとおりとする。

(1) 永年保存

(2) 10年保存

(3) 5年保存

(4) 2年保存

2 前項の保存期間は、文書の完結の翌年度から起算する。

(編冊基準)

第22条 完結文書の分類編冊は、別に定める文書保存分類基準及び次に掲げる手順によらなければならない。

(1) 年度によって区分すること。

(2) 数箇年(数箇年度)にわたって処理した文書は、その事案が完結した日の属する年(年度)の分として区分すること。

(3) 図面、写真等の添付書類で本書に直接つづり込むことができないものは、袋に入れ、又は結束して本書との関係を明らかにしておくこと。

(文書の廃棄)

第23条 総務課長は、保存期間を経過した保存文書を決裁を経て廃棄することができる。

第24条 保存を要しない完結文書は、主管課において上司の承認を受けて廃棄することができる。

第6章 雑則

(文書処理)

第25条 窓口において処理する文書は、第2章から第4章までの規定にかかわらず、あらかじめその事案及び処理方法等の承認を受け、処理することができる。

2 前項の場合においても、事後決裁を受ける等の方法によらなければならない。

(文書の整理)

第26条 職員は、常に文書の整理に心掛けなければならない。

2 職員は、文書を処理済文書及び未処理文書に区分し、更に事案ごとに区分し、仮つづりする等、その処理を明らかにしておかなければならない。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の文書取扱規程(昭和45年長門町規程第1号)又は文書取扱規程(昭和36年和田村規程第1号)の規定によりなされた決定、手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成28年3月22日訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

附 則(平成30年6月15日訓令第2号)

この訓令は、公布の日から施行する。

長和町文書取扱規程

平成17年10月1日 訓令第4号

(平成30年6月15日施行)