○長和町総合行政ネットワーク文書取扱規程
平成17年10月1日
訓令第5号
(趣旨)
第1条 この訓令は、総合行政ネットワーク文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより受信又は送信される電磁的記録をいう。
(2) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(3) 電子文書取扱主任 総合行政ネットワーク文書の受信及び送信並びに電子署名の付与に関する事務に従事する職員であって、企画財政課長が指定したものをいう。
(4) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次に掲げる要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(5) 電磁的記憶媒体 磁気ディスク、光ディスクその他電磁的記録を記憶できるものをいう。
(収受及び配布)
第3条 総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、電子文書取扱主任が次に掲げるところにより処理する。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書を速やかに紙に出力し、総務課に送付すること。ただし、当該文書が急を要するもの、資料等の軽易なもの又は紙に出力すると枚数が多量になるものは、電磁的記憶媒体に記録し、当該電磁的記憶媒体を主管課に送付すること。
(4) 前号の規定により、総務課又は主管課に送付する際には、発信者、件名、受信日、送付先、送付日及び送付方法を総合行政ネットワーク文書受信簿に登載すること。
2 前項第3号本文により送付された文書は、総務課において次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 文書に収受印を押し、文書件名簿に登載し、番号を記入した上、主管課に配布すること。ただし、資料等の軽易なものは、文書件名簿への登載又は番号の記入を省略できる。
(2) 町長あての文書で重要又は異例なものは、直ちに町長及び副町長の閲覧に供し、前号によって主管課に配布すること。
3 主管課は、第1項第3号ただし書により送付された当該電磁的記憶媒体から、当該文書を紙に出力したときは、急を要するもの又は資料等の軽易なものを除き、直ちに総務課に送付して前項の処理を経なければならない。
(電子署名)
第4条 長和町文書取扱規程(平成17年長和町訓令第4号)第18条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの電子文書変換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。
2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る原議を添えて電子文書取扱主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る原議と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
4 第1項の電子署名を付与するために必要なかぎ情報等の発行等については、別に定める。
(発信)
第5条 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより文書を送信するときは、電子文書取扱主任が送信するものとする。
2 前項の規定により送信された文書は、施行された文書とみなす。
(文書の廃棄)
第6条 廃棄する総合行政ネットワーク文書又は電磁的記録媒体のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるときは、消去、破壊その他適切な方法により廃棄しなければならない。
(その他)
第8条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附 則
この訓令は、平成17年10月1日から施行する。
附 則(平成19年4月1日訓令第1号)抄
(施行期日)
第1条 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。