(趣旨)

第1条　この訓令は、長和町立小学校(以下「学校」という。)における文書事務の処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(文書主任)

第2条　学校に文書主任を置き、校長が指定する職員をもって充てる。

(文書主任の職責)

第3条　文書主任は、学校長の命を受けて、次に掲げる事務を処理する。

(文書分類表)

第4条　別紙文書分類表のとおりとする。

(取扱いの原則)

第5条　文書は、事務が能率的に処理されるように正確かつ迅速に取り扱わなければならない。

(文書の左横書き)

第6条　文書は、左横書きとする。ただし、特定なものは、この限りでない。

(文書の記名)

第7条　文書の記名は、校長名とする。ただし、他の機関から校名を用いることを指定されたもの又は軽易な文書の記名は、校名とすることできる。

(文書の記号等)

第8条　文書には、年度、記号(別表)及び番号並びに分類記号保存区分を付さなければならない。ただし、別に定めるものについては、この限りでない。

第9条　年次は、その事案が完結するまで同一のものとし、当該文書を受け付け、又は施行する日の属する会計年度の年次によるものとする。

第10条　番号は、その事案が完結するまで同一のものを用いるものとする。

(分類記号)

第11条　分類記号は、文書分類表の記号を用いなければならない。

(保存区分)

第12条　文書の保存区分は、長和町文書取扱規程(平成17年長和町訓令第4号)の規定を準用する。

(起案)

第13条　文書の起案に当たっては、文書は平易簡明に、文字はかい書で正確に書かなければならない。

第14条　文書の起案は、第15条から第18条までの規定による場合を除き、起案用紙甲を用いて行うものとし、必要な関係書類、参考資料等を添えなければならない。ただし、内容の軽易な文書又は定例的な文書の起案は、起案用紙甲に代えて、起案用紙乙を用いることができる。

第15条　内容の軽易な事案の起案は、その文書の余白に処分案を朱書きし、かつ、処理経過印を押印して行うようにしなければならない。

第16条　不備な箇所のある極めて軽易な文書を整備して再提出するときは、付せん用紙を用いて処理することができる。

第17条　添書を要しないで物品等を送付しようとするときは、簡易発送処理カードを用いて処理することができる。

第18条　口頭又は電話による照会、回答、通知等で重要なものは、口頭電話記録用紙によって上司の決裁等所定の手続をとらなければならない。

第19条　秘密又は緊急を要する事案は、校長の指示を受けて適宜処理することができる。この場合において、処理後速やかに所定の手続をとらなければならない。

(文書の日付)

第20条　文書の日付は、当該文書を施行する日(決裁日)とする。

(押印)

第21条　施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書には、公印を省略することができる。

(収受及び配布)

第22条　到着した文書及び物品は、すべて文書主任が次により処理するものとする。

(発送)

第23条　発送する文書は、合封すべきものはそのまま、その他のものは封入又は包装した上、原議又は親展(秘密)文書処理簿とともに文書主任に回付しなければならない。

(施行済原議の処理)

第24条　文書主任において文書を発送したときは、原議又は親展(秘密)文書処理簿に施行印を押印の上、担当者に回付しなければならない。

(整理及び保管)

第25条　文書は完結文書と未完結文書とに分け、完結文書は文書分類表に基づいてファイルに入れ、未完結文書は所定の場所に整理して保管しなければならない。ただし、ファイルに入れることが適当でないものについては、この限りでない。

(編冊基準)

第26条　保存のために引き継ぐ文書は、次の要領によって編冊しなければならない。

(保存台帳の作成)

第27条　文書を保存しようとするときは、文書保存台帳に記入し、校長の承認を得て文書庫等に納めなければならない。

(文書の閲覧及び貸出し)

第28条　職員は、保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、文書主任の承認を得なければならない。ただし、重要な文書については、校長の同意を得るものとする。

(保存文書の廃棄)

第29条　保存期間を経過した保存文書は、文書主任が廃棄するものとする。この場合において、保存期間が10年以上の保存文書については、あらかじめ担当者及び校長に協議するものとする。

(帳簿等の様式)

第30条　この訓令に定める帳簿等の様式は、別に定める。

(その他)

第31条　この訓令に定めるもののほか、文書の処理に関し必要な事項は、校長が別に定める。